Rodolfo Zaldívar Toledo
12 de septiembre del 2022
Dentro de los servicios logísticos implica llevar un correcto control del inventario con el principal objetivo de garantizar que cada vez que un cliente solicite un producto, la empresa pueda ponerlo a su disposición respondiendo de la manera más eficiente a sus necesidades.
Cada cliente con el que trabajamos debe tener a su disposición la información con la que pueda realizar sus procesos y dar flujo al inventario que tenemos dentro de nuestra administración, más allá de solo informar sobre los materiales o productos que tenemos en nuestras instalaciones. Como socios de negocio, debemos facilitar información adicional sobre la rotación que está teniendo su inventario con la finalidad de evitar pérdidas por caducidad, daños por tiempo de almacenamiento o exceso de espacio desperdiciado.
Los procesos operativos deben estar bien establecidos, pues son los que estructuran la información y trazabilidad del inventario por lo que si existe una desviación en alguno de estos, ocasionará diferencias que representan pérdidas, no sólo económicas sino también de satisfacción del cliente.
Cómo planear un inventario
Para llevar a cabo un ejercicio se debe contar con lo siguiente:
- Disponer de la información teórica (registros de entradas, salidas y stock final): Ésta puede ser extraída tanto de una base de datos manual, un WMS interno y/o de nuestro cliente.
- El inventario debe estar clasificado e identificado dentro del almacén.
- Personal capacitado para la realización del conteo.
- En el caso de ser un inventario cíclico se puede realizar durante los procesos operativos.
- En el supuesto de ser un ejercicio de Inventario Mensual se debe planear en un espacio de tiempo que no se realicen movimientos operativos.
Cómo realizar un inventario
- Conteo Cíclico: Realizar conteo de una parte del inventario, éste se puede dividir de acuerdo con el tipo de operación en la que se esté trabajando, como por ejemplo método ABC, PEPS, Categorías o Valor de Inventario. Este tipo de conteo debe abarcar el 100% de los materiales en un periodo establecido.
- Inventario Físico Total: Se refiere a un ejercicio en donde se cuentan todo los productos o materiales que están almacenados, y éste se debe realizar para tener un indicador de confiabilidad mayor. El conteo se realiza en conjunto con personal de SODISA o en algunos casos si el cliente no dispone de personal para conteo sólo se realiza con el nuestro.
- Al finalizar los conteos se deben conciliar contra la información teórica para identificar desviaciones, analizar y corregir.
- Se pueden realizar segundos conteos, ya que existe la posibilidad de errores durante esta actividad. Si es el caso, se corrigen o cambian los formatos de conteo, sin embargo, esta información debe ser validada por una persona diferente a quien realizó el primer conteo.
- Si existe una desviación por algún faltante en los registros teóricos, se solicitará la aplicación del movimiento con la respectiva evidencia documentada.
- Si durante el análisis no se identifica la causa de la diferencia, se asignará un periodo de aclaración, sin embargo, el porcentaje de confiabilidad será el resultado del ejercicio realizado en el día.
Cómo concluir un inventario
Al finalizar el conteo y conciliación, se documentará y presentará el resultado ante la Gerencia y Dirección, así como se deberá dar seguimiento para realizar los ajustes autorizados.
